會(huì)議必須要認(rèn)真的策劃，開(kāi)始的時(shí)候可以招聘一些做過(guò)會(huì)議策劃的人來(lái)做，這樣才能成功舉辦。
a 選擇會(huì)議所在地區(qū)、舉辦地點(diǎn)
既然是巡回舉辦交流會(huì)，就要挑選好地區(qū)，要挑選行業(yè)比較集中的地方，一般以二級(jí)市或縣城為一個(gè)區(qū)位劃分，對(duì)于中西部地區(qū)，產(chǎn)業(yè)集中度不高的地方，要以省為劃分，一個(gè)省只舉辦一次，因?yàn)榕e辦多了，人員就被分流了。同時(shí)要選擇好舉辦地點(diǎn)，地方要好找，離火車站、汽車站最好距離近一些，這樣方便參加會(huì)議的人來(lái)，否則很多人覺(jué)得地點(diǎn)太難找了，就不來(lái)參加了，本研究報(bào)告認(rèn)為，最好的方法就是設(shè)置在酒店的會(huì)議室，找一個(gè)當(dāng)?shù)亟煌ǚ奖愕木频辏?星級(jí)左右就可以了，太好的酒店，價(jià)格太貴，成本太高。
b 根據(jù)會(huì)議所在地區(qū)，收集會(huì)議的主題
根據(jù)當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)情況，做一些分析，比如如果是中西部的制造業(yè)，就要討論中西部與東部或南部的協(xié)作問(wèn)題，企業(yè)間的合作問(wèn)題，如何實(shí)現(xiàn)雙盈。主題是否正確，最終的結(jié)果是要看是否切中當(dāng)?shù)仄髽I(yè)管理層的需求，我們要以一個(gè)行業(yè)研究者的角度去介入當(dāng)?shù)氐漠a(chǎn)業(yè)。又比如：如果我們?cè)谥袞|部舉辦會(huì)議，就要討論產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移、開(kāi)拓國(guó)際買家、提升產(chǎn)業(yè)效率等各個(gè)方面的問(wèn)題。確定正確的會(huì)議主題后，就會(huì)吸引各個(gè)方面關(guān)注這個(gè)主題的人來(lái)參與，但是由于我們是按地區(qū)巡回舉辦會(huì)議，就要各個(gè)方面都要涉及，還要有很多其它的主題，比如：技術(shù)、質(zhì)量、營(yíng)銷、管理等等，但是這些都要圍繞當(dāng)?shù)氐漠a(chǎn)業(yè)來(lái)做，比如中西部的技術(shù)較差，缺少高質(zhì)量的人才，就要引進(jìn)人才。同時(shí)還要把這個(gè)主題與網(wǎng)站提供的服務(wù)和經(jīng)營(yíng)方向結(jié)合起來(lái)，這樣才能在會(huì)議上推廣網(wǎng)站、收取服務(wù)費(fèi)用。
總的來(lái)講，會(huì)議的主題很關(guān)鍵，直接決定了是否能成功舉辦，決定了是否能吸引當(dāng)?shù)氐膮?huì)者來(lái)參加會(huì)議，所以團(tuán)隊(duì)里必須要能有熟悉行業(yè)的人一起來(lái)參與行業(yè)會(huì)議的策劃。
c 會(huì)議要建立一個(gè)開(kāi)放性的平臺(tái)，具體討論內(nèi)容由參會(huì)者決定
由于會(huì)議涉及到各個(gè)方面的內(nèi)容，我們必須要有一個(gè)思想，演講者絕大多數(shù)必須要由參加會(huì)議的企業(yè)確定，以及想通過(guò)會(huì)議來(lái)宣傳自己的人去確定，而不能靠網(wǎng)站舉辦方去確定，我們的目的就是要建立一個(gè)開(kāi)放性的平臺(tái)，和網(wǎng)站的一樣，我們只是建立一個(gè)平臺(tái)，正如我在《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站策劃實(shí)戰(zhàn)研究報(bào)告》中所講，b2b行業(yè)網(wǎng)站一定要本著建立開(kāi)放平臺(tái)的思想，在這個(gè)思想的指導(dǎo)下，我們才能讓會(huì)議取得成功。
邀請(qǐng)當(dāng)?shù)刂髽I(yè)老總、地方協(xié)會(huì)或商會(huì)，或者政府相關(guān)人員來(lái)參與，比如我們?nèi)绻谥形鞑颗e辦會(huì)議，一般地方的招商局是比較感興趣的，他們都喜歡通過(guò)這個(gè)方式來(lái)講解當(dāng)?shù)氐?a href=http://m.ylg2400.com/rongzi/ target=_blank class=infotextkey>投資環(huán)境、優(yōu)惠政策等。關(guān)于營(yíng)銷、管理、當(dāng)?shù)匦袠I(yè)發(fā)展趨勢(shì)等都可以邀請(qǐng)這部分人來(lái)演講，這些人來(lái)演講一般我們都是不給錢的，他們來(lái)演講，本身對(duì)他們也是一個(gè)推廣，需要花錢的話，我們就失去了一個(gè)平臺(tái)的概念，成本也太高了。
邀請(qǐng)網(wǎng)站上的行業(yè)專家、技術(shù)專家來(lái)演講，這些人有可能是公司老總、技術(shù)總監(jiān)或企業(yè)高管，邀請(qǐng)技術(shù)專家，就要邀請(qǐng)那些同時(shí)也是公司的老總的人，或者能代表公司的人，這些人講解他們的技術(shù)、管理，向大家傳播了自己的知識(shí)，同時(shí)也向他們的目標(biāo)客戶傳播了企業(yè)的實(shí)力，做了營(yíng)銷推廣，不能給報(bào)酬，車費(fèi)自己解決。
邀請(qǐng)會(huì)議參加者的供應(yīng)商來(lái)參加，比如我們舉辦主要為制造業(yè)參加的會(huì)議，就收上游企業(yè)的錢，這部分參會(huì)者門票更高，還可以向制造業(yè)的參會(huì)者收取成本費(fèi)，比如200元，向供應(yīng)商收取500元，只賺這部分人的錢，同時(shí)邀請(qǐng)供應(yīng)商來(lái)演講，收取高額的費(fèi)用，比如20-30分鐘的演講，收2000元或更高的價(jià)格，這樣實(shí)際就把會(huì)議的演講內(nèi)容與銷售收入放到一起。
這些參加者的議題，我們要提前一個(gè)月就開(kāi)始確定和收集，讓他們提前開(kāi)始準(zhǔn)備，提前交納參會(huì)的費(fèi)用，這樣有利于降低會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)會(huì)議議題確定了，才能安排會(huì)議的流程。同時(shí)不要忘記要介紹網(wǎng)站的服務(wù)，以及行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，這兩個(gè)部分一般要求網(wǎng)站的營(yíng)銷經(jīng)理和網(wǎng)站的總編來(lái)演講。
d 確定會(huì)議時(shí)間，提供預(yù)定車票、酒店的服務(wù)
一般根據(jù)當(dāng)?shù)亟煌ǎ蠹耶?dāng)天到達(dá)會(huì)議的時(shí)間，會(huì)議9-10點(diǎn)之間召開(kāi)比較合理，這種會(huì)議只開(kāi)一天，大部分參加會(huì)議者來(lái)這里，當(dāng)天都能來(lái)回，下午一般3點(diǎn)或4點(diǎn)就要結(jié)束。供應(yīng)商、行業(yè)專家等，可能比較遠(yuǎn)，會(huì)議主辦方要能提供在會(huì)議周邊給他們預(yù)訂酒店，以及預(yù)訂車票、飛機(jī)票等。
e 會(huì)場(chǎng)主持人等一些服務(wù)可以請(qǐng)兼職
會(huì)場(chǎng)主持人對(duì)儀表、口才、應(yīng)變能力要求比較高，如果團(tuán)隊(duì)里沒(méi)有合適的主持人選，可以請(qǐng)兼職，或者找當(dāng)?shù)匾恍?huì)務(wù)服務(wù)公司來(lái)主持，同時(shí)公司也要逐步的培養(yǎng)一些主持人，因?yàn)閮?nèi)部的主持人更加能夠了解行業(yè)知識(shí)，主持的時(shí)候能隨機(jī)應(yīng)變。
3、會(huì)議舉辦活動(dòng)安排及后勤服務(wù)
會(huì)議舉辦是一套系統(tǒng)流程，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能出差錯(cuò)，是一環(huán)套一環(huán)的，無(wú)論是舉辦時(shí)間、會(huì)議主題的安排、各種會(huì)議后勤服務(wù)，都要到位。
a 控制好會(huì)議的時(shí)間和座位安排
每個(gè)主題的時(shí)間都要嚴(yán)格控制，比如主題演講，一般就20-30分鐘，同時(shí)還要為特殊情況預(yù)留5-10分鐘的會(huì)議間歇，因?yàn)橛械闹黝}演講可能超過(guò)幾分鐘，必須要通過(guò)主持人去控制好。同時(shí)要有足夠的時(shí)間安排參會(huì)者之間互相交流。
關(guān)于位置的安排，按照會(huì)場(chǎng)的方式擺設(shè)，但是重要的嘉賓、大型企業(yè)的老總要安排在前面，在會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)，可以設(shè)置座談會(huì)的方式，也可以設(shè)置主席臺(tái)的方式，看會(huì)議的需要，在這里不詳細(xì)講解。
b 安排參會(huì)者之間互相交流
除了主題演講外，還要安排論壇形式的交流互動(dòng)，比如找2-4個(gè)人，一個(gè)主持人，在臺(tái)上以一定的主題形式互相問(wèn)答的模式，來(lái)解答問(wèn)題，闡述觀點(diǎn)，類似于電視臺(tái)的訪談形式，同時(shí)要鼓勵(lì)臺(tái)下的人提問(wèn)，互相互動(dòng)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)嘉賓與參會(huì)者的交流。還要安排一個(gè)休息時(shí)間，讓大家自由的交流的，比如中場(chǎng)休息；同時(shí)在午餐安排位置的時(shí)候，也要把一些人安排在一起，比如供應(yīng)商與制造商之間同座一桌，通過(guò)會(huì)議相識(shí)的人可以自由的座一桌等等。
c 各項(xiàng)后勤服務(wù)要做到位
最好能聯(lián)系當(dāng)?shù)氐碾娨暸_(tái)和報(bào)紙來(lái)參加會(huì)議，如果當(dāng)?shù)刂匾髽I(yè)的老總、政府、協(xié)會(huì)的人參加，當(dāng)?shù)貓?bào)紙和電視臺(tái)就好邀請(qǐng)，這些媒體的到來(lái)會(huì)給我們?cè)黾佑绊懥?。同時(shí)網(wǎng)站的記者要做好會(huì)議記錄，拍攝照片，做會(huì)后的報(bào)道，錄像要請(qǐng)專門的人來(lái)錄制，主要是作為會(huì)議后的宣傳工作，為下次會(huì)議做準(zhǔn)備工作。會(huì)議的接待、交費(fèi)登記，找本公司的前臺(tái)、客戶服務(wù)等負(fù)責(zé)就可以了，同時(shí)可以讓本公司的銷售人員參與，這樣對(duì)客戶的接待，獲得潛在客戶會(huì)有幫助，比如：會(huì)議當(dāng)天申請(qǐng)收費(fèi)會(huì)員的7折優(yōu)惠。
4 會(huì)議前后的宣傳工作和游說(shuō)參會(huì)者購(gòu)買網(wǎng)站服務(wù)
由于b2b行業(yè)網(wǎng)站本身就是一個(gè)媒體，我們必須要為自己的產(chǎn)品做好宣傳推廣工作，就象湖南衛(wèi)視出來(lái)做超級(jí)女生一樣，他實(shí)際是在利用作為中國(guó)最大的娛樂(lè)傳媒的平臺(tái)，為自己的活動(dòng)服務(wù)，而不是總為別人做嫁衣，我們要把平臺(tái)充分的利用起來(lái)，為自己的產(chǎn)品做推廣，讓網(wǎng)站、活動(dòng)、銷售三者互相結(jié)合起來(lái)。
a 會(huì)議前的文章推廣、專題推廣
會(huì)議舉辦前3個(gè)月，就要為我們的活動(dòng)造勢(shì)，利用自己的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，寫文章進(jìn)行推廣，同時(shí)發(fā)布到合作網(wǎng)站，讓活動(dòng)的舉辦消息布滿網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)角落，利用推廣網(wǎng)站的方法來(lái)同時(shí)推廣會(huì)議。更重要的要發(fā)布會(huì)議動(dòng)態(tài)，一周一個(gè)大報(bào)道，3天一個(gè)小報(bào)道，通過(guò)撰寫活動(dòng)動(dòng)態(tài)，比如那個(gè)公司決定要參會(huì)了，那個(gè)行業(yè)知名人士要參加會(huì)議了，每個(gè)信息發(fā)布一篇文章，實(shí)現(xiàn)全方位、大規(guī)模的轟炸式推廣，關(guān)于會(huì)議的推廣，我在《b2b行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實(shí)戰(zhàn)秘籍》第九章中做過(guò)非常詳細(xì)的介紹，大家可以參考。
同時(shí)制作專題，將會(huì)議的所有報(bào)道放在一起，這個(gè)專題包括會(huì)議動(dòng)態(tài)、主辦者信息、邀請(qǐng)那些人參加、會(huì)議主題等全部做成一個(gè)專題，類似的可以參考展會(huì)的網(wǎng)站，同時(shí)在網(wǎng)站的重要位置，放置這個(gè)會(huì)議的廣告鏈接，以及利用其它很多閑置的廣告位置，推廣會(huì)議，實(shí)現(xiàn)圖片、動(dòng)畫、文字廣告在整個(gè)網(wǎng)站全方位放置，短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的成功推廣，很多行業(yè)網(wǎng)站都成功的舉辦過(guò)，大家可以參考。
b 會(huì)議后的文章推廣、專題報(bào)道
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)發(fā)布會(huì)議的宣傳信息，以圖片、文字、視頻的形式，全方位展示會(huì)議的信息，發(fā)揮會(huì)議的效果，讓沒(méi)有參加會(huì)議的人對(duì)網(wǎng)站的會(huì)議及網(wǎng)站品牌更加認(rèn)可，吸引他們參加下一次會(huì)議，同時(shí)下一次會(huì)議開(kāi)會(huì)前的專題里，要出現(xiàn)上次會(huì)議的回顧。同時(shí)要將會(huì)議的各種報(bào)道做成專題形式，在網(wǎng)站各個(gè)地方放廣告，將會(huì)議的文章發(fā)布到其他的合作媒體，讓會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的報(bào)道遍布整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，讓網(wǎng)站舉辦的巡回交流會(huì)形成品牌，通過(guò)會(huì)議，更多人將會(huì)了解到你的網(wǎng)站，讓會(huì)議和網(wǎng)站共同來(lái)互相推廣。
c 會(huì)議后對(duì)參會(huì)者電話跟蹤，游說(shuō)他們購(gòu)買網(wǎng)站服務(wù)
當(dāng)會(huì)議上介紹了我們的服務(wù)，一部分參會(huì)者可能對(duì)網(wǎng)站提供的服務(wù)感興趣，或者本來(lái)不感興趣，通過(guò)會(huì)議營(yíng)銷，他們比較感興趣想購(gòu)買網(wǎng)站服務(wù)，那么銷售人員就要在會(huì)議以后跟蹤，對(duì)有意向的客戶不斷的電話溝通，實(shí)現(xiàn)銷售的收益。同時(shí)對(duì)參與過(guò)會(huì)議的，給他們優(yōu)惠，比如會(huì)員費(fèi)是3000，門票是400元，那么如果他們做了收費(fèi)會(huì)員，則門票費(fèi)用就省了，只需要花2600元即可成為收費(fèi)會(huì)員，通過(guò)這些方式來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)議收益，反哺網(wǎng)站。
