2014年中央經(jīng)濟工作會議指出，我國環(huán)境承載能力已經(jīng)達到或接近上限，必須順應(yīng)人民群眾對良好生態(tài)環(huán)境的期待，推動形成綠色低碳循環(huán)發(fā)展新方式?？低仄枕憫?yīng)國家環(huán)保號召，率先推出康拓普無紙化會議系統(tǒng)，既可以幫助企業(yè)節(jié)約紙張、履行環(huán)保責任，又可以大大提高企業(yè)開會效率，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟成本和時間成本，催促越來越多的企業(yè)加入到無紙化辦公的行列中來。
目前，在公司內(nèi)部會議系統(tǒng)中，主要有兩大類型的會議系統(tǒng)，一是固定于會議桌的升降式會議系統(tǒng)，二是以康拓普無紙化會議系統(tǒng)為代表的移動平板類會議系統(tǒng)。兩種會議系統(tǒng)最為明顯的差異在于操作終端的不同：
Ø 升降式會議系統(tǒng)：操作終端一般固定于會議桌，或嵌入會議桌，多采用帶觸摸功能的顯示器;
Ø 康拓普無紙化會議：以平板電腦為操作終端，支持IOS和Android平臺;
那么問題來了，會議系統(tǒng)哪家強?
為了能讓讀者對這兩類會議系統(tǒng)有更為清晰的認識，接下來，筆者將從建設(shè)成本、用戶體驗、終端擴容三個維度來對比分析這兩類會議系統(tǒng)的優(yōu)缺點。
1 建設(shè)成本
對于任何一個公司，采購任何一套辦公系統(tǒng)，投入成本都是需要重點考慮的因素。對于無紙化會議系統(tǒng)，三個方面可影響系統(tǒng)的成本：平臺造價、終端設(shè)備成本、會議室改造成本。根據(jù)系統(tǒng)功能的差異，不同無紙化會議系統(tǒng)平臺造價千差萬別，在此只對比終端設(shè)備成本和會議室改造成本。
1.1 終端設(shè)備成本
隨著移動設(shè)備的快速普及，移動辦公、員工自帶設(shè)備辦公(BYOD)越來越流行。員工自帶設(shè)備辦公，有以下三大優(yōu)勢：
1) 可節(jié)省企業(yè)辦公設(shè)備成本;
2) 員工熟悉自己的個人設(shè)備，產(chǎn)能提高;
3) 方便員工移動辦公需求，提高工作效率;
升降式會議系統(tǒng)：不支持員工自帶設(shè)備辦公。
康拓普無紙化會議：支持員工自帶設(shè)備辦公。
也就是說，采用康拓普無紙化會議系統(tǒng)時，員工可使用自己的平板加入會議，特別是中高層領(lǐng)導(dǎo)幾乎人手一臺平板。因此，企業(yè)只需采購少量的平板電腦就可以滿足日常會議的正常召開。比如，在眾多康拓普客戶案例中，20個人的會議，往往只有5人使用企業(yè)提供的平板，另外15人使用自己的平板加入會議。
1.2 會議室改造成本
會議室的改造成本，主要指會議桌、會議室網(wǎng)絡(luò)、插座等會議室設(shè)備的改造升級，以配合會議系統(tǒng)的正常使用。
升降式會議系統(tǒng)：有無線傳輸和有線傳輸兩種，并且需要嵌入會議桌，因此，需要涉及如下改造：
1) 為會議室增加無線AP，或增加有線網(wǎng)口;
2) 改造會議桌，或一并采購與升降式會議系統(tǒng)相配套的會議桌;
3) 以顯示器為終端的，還需要改造添加會議室的電源插座;
康拓普無紙化會議：以無線網(wǎng)絡(luò)為傳輸媒介，只需保證會議室有穩(wěn)定的無線網(wǎng)覆蓋即可，因此，極端情況下只需要增加無線設(shè)備。
因此，康拓普無紙化會議系統(tǒng)，特別適合針對現(xiàn)有會議室的升級，幾乎不需要額外的改造成本，進一步節(jié)省企業(yè)的成本投入。
2 用戶體驗
2.1 會中體驗
升降式會議系統(tǒng)：終端設(shè)備與會議桌相對固定，無法移動，操作受限。與會者只要離會議桌稍遠距離就可能看不清顯示器上的文檔信息。
康拓普無紙化會議：平板未與會議桌固定，與會者可靈活操作。比如可一手拿著平板站著發(fā)言;可以一手拿著平板，一手在會議室白板上寫字輔助發(fā)言……將與會者從會議桌解放出來，放飛與會者的思想，提高會議的整體效率。
2.2 會后體驗
主流的無紙化會議系統(tǒng)，都支持諸如文檔、筆記、批注、生成會議紀要等主流功能，然而是否支持讓與會都隨時隨地追溯查看這些會議信息，這也是企業(yè)會議系統(tǒng)采購者需要考慮的問題。
升降式會議系統(tǒng)：由于顯示終端是固定于會議桌的顯示器，因此需要通過郵件、企業(yè)OA等第三方系統(tǒng)來發(fā)布會議信息，不僅增加會務(wù)人員的工作量，并且也不方便與會人員隨時隨地查看。
康拓普無紙化會議：會后可在平板電腦上查看文檔、筆記、批注、投票等所有會議信息。特別是現(xiàn)今移動互聯(lián)網(wǎng)的興起，絕大多數(shù)公司中上層，都有自己的平板電腦，喜歡自帶設(shè)備辦公。通過康拓普無紙化系統(tǒng)，無論是在會議室、辦公桌、還是在家，都可以十分方便地查看會議資料，提高工作效率。
備注：主要針對保密等級為一般的會議。
3 終端擴容
升降式會議系統(tǒng)：會議室的終端設(shè)備數(shù)一般在系統(tǒng)搭建初期確定，受限于會議桌大小，后期擴容非常麻煩(需要重新改造會議桌等)。
康拓普無紙化會議：由于系統(tǒng)采用無線網(wǎng)作為傳輸媒介、以平板電腦為操作終端，因此可自由擴容終端設(shè)備，并且終端設(shè)備也可以從一個會議室搬到另一個會議室。
如某公司有會議室1、會議室2，每個會議室各分配10臺平板，現(xiàn)需要在會議室1展開20人的會議。對于升降式會議系統(tǒng)，只能兩人共用一臺終端;如果采用康拓普無紙化會議，把會議室2的平板轉(zhuǎn)移到會議室1即可輕松滿足多人會議的需求。
在采購升降式會議系統(tǒng)時，終端設(shè)備數(shù)量的確定，不僅需要考慮成本投入，更重要的，還要考慮是否滿足企業(yè)后期不同規(guī)模的會議。如果采用康拓普無紙化會議，解決該問題則非常簡單，可以先采購少量終端設(shè)備，在日后隨著不同規(guī)模的企業(yè)會議的召開，可再考慮增設(shè)終端設(shè)備。
綜上所述：
我們可以通過以下表格，簡單總結(jié)對比兩種會議系統(tǒng)的特點。
康拓普無紙化會議系統(tǒng)，不僅擁有較低的整體建設(shè)成本，而且擁有高效便捷的用戶體驗。基于移動終端具有非常好的便捷性，支持終端設(shè)備靈活擴容?？低仄諢o紙化會議系統(tǒng)更適合移動互聯(lián)網(wǎng)時代下的無紙化會議應(yīng)用場景，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟成本和時間成本，這也是為什么越來越多的企業(yè)選擇康拓普無紙化會議系統(tǒng)。
