文章編譯：旭寧（托比研究院）
文章作者：Sean Buckley，Pieter Riedstra，Marta Mussacaleca，Eileen Smith（麥肯錫）
MRO行業(yè)價值流失問題普遍，其品類高復(fù)雜度和低成本特性制約了行業(yè)的價值管理。新興數(shù)字化技術(shù)的誕生對解決價值流失起到了推動作用。
大多數(shù)大公司都具有先進的采購功能，為采購大型的產(chǎn)品和服務(wù)帶來規(guī)范。有例外嗎？就是MRO行業(yè)，部分原因是因為這是一個極具挑戰(zhàn)性的管理類別。
MRO通常包括一個龐大、分散的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，銷售類別從工具、安全設(shè)備再到清潔用品的所有產(chǎn)品。這些產(chǎn)品通常價格便宜并且是通用部件，因此會出現(xiàn)在規(guī)格、價格、合同條款和其他因素方面有了巨大差異。隨著供應(yīng)鏈體系的日益全球化和復(fù)雜化，采購選擇的范圍也越來越廣，所面臨的挑戰(zhàn)也愈之增加。所造成的結(jié)果就是組織在不斷的流失價值。
然而，新的數(shù)字工具正在幫助采購部門更好地理解、分析和改善其MRO支出。這些解決方案特別適合于重工產(chǎn)業(yè)，而重工產(chǎn)業(yè)又是MRO范疇中的最大支出之一。事實上，這些解決方案幾乎適用于任何擁有或經(jīng)營有形資產(chǎn)的任何組織。
這些解決方案的好處是巨大的：它們可以改善合同的合規(guī)性，減少多達30％的庫存，并節(jié)省15％到20％的成本。更廣泛地說，這些創(chuàng)新的解決方案可以幫助采購部門建立關(guān)鍵的數(shù)字基礎(chǔ)架構(gòu)和分析功能，從而將MRO轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造價值的類別，從而為采購與運營之間的協(xié)作樹立新的先例。
在這里可以使用多種數(shù)字工具，我們認為有三個主要類別可成為落實解決方案快速實施并產(chǎn)生最大影響的最佳組合。他們分別是：運行高級文本分析減少重復(fù)采購的技術(shù)；進行數(shù)字仿真減少庫存的技術(shù)；利用光學(xué)字符識別實現(xiàn)合同管理數(shù)字化的技術(shù)?？傮w來講，這些數(shù)字工具可以為相關(guān)組織在克服MRO采購復(fù)雜性方面提供很大優(yōu)勢。
大多數(shù)MRO數(shù)據(jù)集是極其混亂的，比如分類方法或命名約定的細微變化，會造成重復(fù)訂單經(jīng)常困擾著采購部門，從而導(dǎo)致他們以差距較大的價格從多個供應(yīng)商處購買相同的商品。為了使混亂的訂單變得有序，高級文本分析提供了一種強大的方法來清理數(shù)據(jù)集和消除了重復(fù)訂單。
該解決方案實際上是通過標(biāo)記與數(shù)據(jù)集中每個項目相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容，并應(yīng)用算法來匹配條目去標(biāo)記重復(fù)項。品類經(jīng)理通過驗證全部或部分匹配的數(shù)據(jù)，創(chuàng)建新的分類標(biāo)準(zhǔn)。由此，對于特定零部件，企業(yè)可以以最低協(xié)商價格從小范圍合格供應(yīng)商中完成采購。
例如，一家擁有零散數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全球金屬公司發(fā)現(xiàn)，同樣的實物有數(shù)百種SKU，然而它們的采購價格卻大相徑庭。通過使用高級分析，新實體匹配了數(shù)千個SKU，縮小了價格差距。還創(chuàng)建了一個通用目錄，簡化了分類管理，最重要的是將總體MRO支出減少了20%。
由于較高的安全庫存目標(biāo)和無法精準(zhǔn)的預(yù)測，MRO庫存通常遠遠高于必要水平。運用高級分析可以查看實際的使用數(shù)據(jù)，并運行迭代模擬來生成更準(zhǔn)確的預(yù)測。該解決方案將當(dāng)前庫存水平與所需的需求及服務(wù)水平進行比較，分析工具可以確定最佳庫存水平和位置。這樣可以減少多達40%的庫存，并減少10%的伴隨成本。該工具還可以在實時儀表板上進行績效可視化，從而使采購主管可以隨時跟蹤結(jié)果。
部署此解決方案的材料公司將MRO庫存水平降低了40％，并將營運資金水平提高了20-30％。減少的部分來自淘汰過時的存貨和滯銷的物品，同時減少“松鼠儲藏”——重要工具和其他維修人員為確保不會用完而囤積的秘密貯藏。此外，公司改進的分析和預(yù)測能力提高了采購職能的整體效率。
最后，由于零散的供應(yīng)商和長尾類別產(chǎn)品，許多公司無法有效地管理供應(yīng)商合同。這些合同可以采用許多不同的格式，通常會有pdf或紙質(zhì)打印等，這使得合同管理成為一項費力的手工任務(wù)。光學(xué)字符識別解決方案可以將多種格式的合同數(shù)字化，并將PDF合同轉(zhuǎn)換為可搜索的文本文件，并使用自然語言處理將關(guān)鍵詞和短語與有價值的合同條款進行匹配，從而創(chuàng)建單個數(shù)據(jù)湖。該解決方案將合同管理時間從數(shù)月縮短至數(shù)分鐘，從而使品類經(jīng)理可以將時間用于其他增值戰(zhàn)略活動。通過確認和執(zhí)行已經(jīng)存在的合同條款，通常還可以節(jié)省5%的成本。事實上，長期的潛在收益會更大，因為該解決方案生成了一個結(jié)構(gòu)化的合同數(shù)據(jù)庫，采購經(jīng)理可以查詢該數(shù)據(jù)庫并使用該數(shù)據(jù)庫為新的條款和條件創(chuàng)建自動觸發(fā)器。
需要建立更智能的MRO采購機制
MRO采購的挑戰(zhàn)是切實存在的，而且還在不斷增加。但是，因為該過程可能是如此復(fù)雜和繁瑣，許多組織干脆就放棄了——因為產(chǎn)品不貴，真正的價值會有多少？
這是一種短視的行為。高瞻遠矚的領(lǐng)導(dǎo)者會將MRO成本的上升視為變革的催化劑。有現(xiàn)成的數(shù)字工具可以把這個曾經(jīng)充滿挑戰(zhàn)的類別變成最佳實踐和創(chuàng)新的燈塔。數(shù)字解決方案在MRO采購中的價值是顯而易見的：庫存水平、庫存單位和合同價值的漏損大幅降低，從而為財務(wù)業(yè)績增量的提升打開了新的通道。
在如此多的機會受到威脅的情況下，每過去一天都意味著額外的價值損失。你的組織什么時候開始？
