文章編譯：旭寧（托比研究院）
文章作者：Sean Buckley，Pieter Riedstra，Marta Mussacaleca，Eileen Smith（麥肯錫）
MRO行業(yè)價(jià)值流失問(wèn)題普遍，其品類高復(fù)雜度和低成本特性制約了行業(yè)的價(jià)值管理。新興數(shù)字化技術(shù)的誕生對(duì)解決價(jià)值流失起到了推動(dòng)作用。
大多數(shù)大公司都具有先進(jìn)的采購(gòu)功能，為采購(gòu)大型的產(chǎn)品和服務(wù)帶來(lái)規(guī)范。有例外嗎？就是MRO行業(yè)，部分原因是因?yàn)檫@是一個(gè)極具挑戰(zhàn)性的管理類別。
MRO通常包括一個(gè)龐大、分散的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，銷售類別從工具、安全設(shè)備再到清潔用品的所有產(chǎn)品。這些產(chǎn)品通常價(jià)格便宜并且是通用部件，因此會(huì)出現(xiàn)在規(guī)格、價(jià)格、合同條款和其他因素方面有了巨大差異。隨著供應(yīng)鏈體系的日益全球化和復(fù)雜化，采購(gòu)選擇的范圍也越來(lái)越廣，所面臨的挑戰(zhàn)也愈之增加。所造成的結(jié)果就是組織在不斷的流失價(jià)值。
然而，新的數(shù)字工具正在幫助采購(gòu)部門更好地理解、分析和改善其MRO支出。這些解決方案特別適合于重工產(chǎn)業(yè)，而重工產(chǎn)業(yè)又是MRO范疇中的最大支出之一。事實(shí)上，這些解決方案幾乎適用于任何擁有或經(jīng)營(yíng)有形資產(chǎn)的任何組織。
這些解決方案的好處是巨大的：它們可以改善合同的合規(guī)性，減少多達(dá)30％的庫(kù)存，并節(jié)省15％到20％的成本。更廣泛地說(shuō)，這些創(chuàng)新的解決方案可以幫助采購(gòu)部門建立關(guān)鍵的數(shù)字基礎(chǔ)架構(gòu)和分析功能，從而將MRO轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)造價(jià)值的類別，從而為采購(gòu)與運(yùn)營(yíng)之間的協(xié)作樹(shù)立新的先例。
在這里可以使用多種數(shù)字工具，我們認(rèn)為有三個(gè)主要類別可成為落實(shí)解決方案快速實(shí)施并產(chǎn)生最大影響的最佳組合。他們分別是：運(yùn)行高級(jí)文本分析減少重復(fù)采購(gòu)的技術(shù)；進(jìn)行數(shù)字仿真減少庫(kù)存的技術(shù)；利用光學(xué)字符識(shí)別實(shí)現(xiàn)合同管理數(shù)字化的技術(shù)?？傮w來(lái)講，這些數(shù)字工具可以為相關(guān)組織在克服MRO采購(gòu)復(fù)雜性方面提供很大優(yōu)勢(shì)。
大多數(shù)MRO數(shù)據(jù)集是極其混亂的，比如分類方法或命名約定的細(xì)微變化，會(huì)造成重復(fù)訂單經(jīng)常困擾著采購(gòu)部門，從而導(dǎo)致他們以差距較大的價(jià)格從多個(gè)供應(yīng)商處購(gòu)買相同的商品。為了使混亂的訂單變得有序，高級(jí)文本分析提供了一種強(qiáng)大的方法來(lái)清理數(shù)據(jù)集和消除了重復(fù)訂單。
該解決方案實(shí)際上是通過(guò)標(biāo)記與數(shù)據(jù)集中每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容，并應(yīng)用算法來(lái)匹配條目去標(biāo)記重復(fù)項(xiàng)。品類經(jīng)理通過(guò)驗(yàn)證全部或部分匹配的數(shù)據(jù)，創(chuàng)建新的分類標(biāo)準(zhǔn)。由此，對(duì)于特定零部件，企業(yè)可以以最低協(xié)商價(jià)格從小范圍合格供應(yīng)商中完成采購(gòu)。
例如，一家擁有零散數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全球金屬公司發(fā)現(xiàn)，同樣的實(shí)物有數(shù)百種SKU，然而它們的采購(gòu)價(jià)格卻大相徑庭。通過(guò)使用高級(jí)分析，新實(shí)體匹配了數(shù)千個(gè)SKU，縮小了價(jià)格差距。還創(chuàng)建了一個(gè)通用目錄，簡(jiǎn)化了分類管理，最重要的是將總體MRO支出減少了20%。
由于較高的安全庫(kù)存目標(biāo)和無(wú)法精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)，MRO庫(kù)存通常遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于必要水平。運(yùn)用高級(jí)分析可以查看實(shí)際的使用數(shù)據(jù)，并運(yùn)行迭代模擬來(lái)生成更準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)。該解決方案將當(dāng)前庫(kù)存水平與所需的需求及服務(wù)水平進(jìn)行比較，分析工具可以確定最佳庫(kù)存水平和位置。這樣可以減少多達(dá)40%的庫(kù)存，并減少10%的伴隨成本。該工具還可以在實(shí)時(shí)儀表板上進(jìn)行績(jī)效可視化，從而使采購(gòu)主管可以隨時(shí)跟蹤結(jié)果。
部署此解決方案的材料公司將MRO庫(kù)存水平降低了40％，并將營(yíng)運(yùn)資金水平提高了20-30％。減少的部分來(lái)自淘汰過(guò)時(shí)的存貨和滯銷的物品，同時(shí)減少“松鼠儲(chǔ)藏”——重要工具和其他維修人員為確保不會(huì)用完而囤積的秘密貯藏。此外，公司改進(jìn)的分析和預(yù)測(cè)能力提高了采購(gòu)職能的整體效率。
最后，由于零散的供應(yīng)商和長(zhǎng)尾類別產(chǎn)品，許多公司無(wú)法有效地管理供應(yīng)商合同。這些合同可以采用許多不同的格式，通常會(huì)有pdf或紙質(zhì)打印等，這使得合同管理成為一項(xiàng)費(fèi)力的手工任務(wù)。光學(xué)字符識(shí)別解決方案可以將多種格式的合同數(shù)字化，并將PDF合同轉(zhuǎn)換為可搜索的文本文件，并使用自然語(yǔ)言處理將關(guān)鍵詞和短語(yǔ)與有價(jià)值的合同條款進(jìn)行匹配，從而創(chuàng)建單個(gè)數(shù)據(jù)湖。該解決方案將合同管理時(shí)間從數(shù)月縮短至數(shù)分鐘，從而使品類經(jīng)理可以將時(shí)間用于其他增值戰(zhàn)略活動(dòng)。通過(guò)確認(rèn)和執(zhí)行已經(jīng)存在的合同條款，通常還可以節(jié)省5%的成本。事實(shí)上，長(zhǎng)期的潛在收益會(huì)更大，因?yàn)樵摻鉀Q方案生成了一個(gè)結(jié)構(gòu)化的合同數(shù)據(jù)庫(kù)，采購(gòu)經(jīng)理可以查詢?cè)摂?shù)據(jù)庫(kù)并使用該數(shù)據(jù)庫(kù)為新的條款和條件創(chuàng)建自動(dòng)觸發(fā)器。
需要建立更智能的MRO采購(gòu)機(jī)制
MRO采購(gòu)的挑戰(zhàn)是切實(shí)存在的，而且還在不斷增加。但是，因?yàn)樵撨^(guò)程可能是如此復(fù)雜和繁瑣，許多組織干脆就放棄了——因?yàn)楫a(chǎn)品不貴，真正的價(jià)值會(huì)有多少？
這是一種短視的行為。高瞻遠(yuǎn)矚的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)將MRO成本的上升視為變革的催化劑。有現(xiàn)成的數(shù)字工具可以把這個(gè)曾經(jīng)充滿挑戰(zhàn)的類別變成最佳實(shí)踐和創(chuàng)新的燈塔。數(shù)字解決方案在MRO采購(gòu)中的價(jià)值是顯而易見(jiàn)的：庫(kù)存水平、庫(kù)存單位和合同價(jià)值的漏損大幅降低，從而為財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)?cè)隽康奶嵘蜷_(kāi)了新的通道。
在如此多的機(jī)會(huì)受到威脅的情況下，每過(guò)去一天都意味著額外的價(jià)值損失。你的組織什么時(shí)候開(kāi)始？
